Les frais professionnels expliqués

De nombreux gérants de société s’interrogent sur la déductibilité de leurs dépenses. Si certaines d’entre elles constituent clairement des frais professionnels, d’autres soulèvent plus de questions. Quels sont les frais déductibles ? A quelles conditions ? A quoi faut-il faire attention ? Autant de questions auxquelles Comptaline répond pour vous.

Face à un foisonnement de textes et de dispositions, vous trouverez résumée pour vous ci-dessous la bonne marche à suivre pour savoir de quelles preuves nos comptables ont besoin pour rendre votre comptabilité aussi solide que possible face aux éventuelles questions de l’Administration.

Pour plus de détails et d’exemples téléchargez notre info-fiche sur les frais professionnels.

1. « Frais professionnels », termes de base à maitriser

De la définition qui est faite des frais professionnels dans le Code de l’Impôt sur les Revenus (CIR92), nous pouvons déduire qu’une dépense doit satisfaire à quatre critères pour bénéficier d’une déduction à titre de frais professionnels.

1.1 Premier critère : un lien avec l’activité professionnelle

Une dépense dont la justification du caractère professionnel est clairement formulée (lien direct ou indirect) ne pourra être contestée par le contrôleur fiscal.

Pour les dépenses partiellement liées à l’activité professionnelle (ex: frais de chauffage d’un bureau aménagé à votre domicile), elles ne seront que partiellement considérées comme dépenses professionnelles, selon une proportion à définir en accord avec votre contrôleur fiscal. Certaines toutefois sont peu négociables et leur déductibilité dépend de l’usage qui en est fait.

1.2 Deuxième critère : un lien avec la période imposable

Ce critère ne présente guère de difficultés lorsque les frais se rapportent à la période imposable, ont réellement été effectués (ou ont acquis le caractère de dette ou de perte liquide ou certaine) et ont été comptabilisés comme tels.

Cependant, il arrive dans certains cas que les frais ne sont pas effectués dans la période imposable, par exemple :
⁃    pour constituer des provisions pour risques ou charges
⁃    pour cause de faillite
⁃    pour cause de réductions de valeur

1.3 Troisième critère : intention véritable d’acquérir ou de conserver des revenus imposables

Une dépense professionnelle doit avoir pour intention véritable d’acquérir ou de conserver des revenus. Quelques cas fréquents sont les rétrocessions d’honoraires et les commissions, les remises de dettes et le sponsoring. Nous insistons sur la distinction à faire entre terme “intention” et “réalité”. Dans ce cas-ci, l’intention suffit. Elle doit aussi être “véritable”. Les dépenses effectuées dans le cadre de mandats gratuits ou d’activité accessoire ne répondent pas à ce critère.

1.4 Quatrième critère : la preuve

Pour déduire une dépense, il faut prouver que les trois critères sont remplis. Les documents qui constituent des preuves valables sont par exemple : une facture, un relevé de rémunération, un tableau d’amortissement d’un emprunt fournis par la banque, un contrat de bail.

En l’absence de documents probants, le contribuable peut essayer d’apporter la preuve que les documents ont été détruits, volés ou égarés par inadvertance ou, dans certains cas, que l’obtention de justificatifs est compliquée (ex: dans le cas de certains frais de représentation ou de déplacements professionnels occasionnels). Tous les moyens sont possibles, hormis le serment.

Un contribuable peut, dans certains cas, conclure un accord avec un fonctionnaire de l’Administration concernant le montant de frais pour lesquels il n’est pas possible d’apporter une preuve. Attention, ces accords sont sujets à révision par l’Administration.

 
2. Les frais professionnels en pratique

Voici nos conseils pour éviter toute contestation de l’Administration fiscale.

2.1 Exigez (et émettez) des factures précises

Soyez précis dans les termes descriptifs de vos factures afin que leur caractère professionnel soit explicite.
Établissez un contrat, ou un bon de commande, qui précise le type de prestations, les coûts, le délai d’exécution et faites-y référence dans vos factures. Ce sont des justificatifs en or !

2.2 Préférez les paiements « traçables »

Etant tenus de justifier la réalité des sommes payées par preuve écrite, privilégiez un paiement par carte ou un paiement bancaire et soyez explicite dans la communication.

Si vous ne pouvez pas éviter le paiement en espèces, exigez un reçu ou demandez que la mention « pour acquit » soit apposée sur la facture avec la date et la signature de votre fournisseur.

Attention : les transactions en espèces pour des montants supérieurs à 3.000 euros sont strictement interdites par la nouvelle législation sur la lutte contre le blanchiment d’argent.

2.3 Conservez toutes les preuves

Si vous disposez d’autres preuves, conservez-les dans un dossier (électronique ou papier) clairement étiqueté et bien rangé. Les contrôles peuvent avoir lieu plusieurs années après la dépense, et votre mémoire n’est pas infaillible.


Pour plus de détails et d’exemples :

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